作業スペースを効果的に編成する方法

アレクサンドラ・サヴィナ

私たちが職場で過ごす日のほとんど、オフィスかホームオフィスかどうか。しかし、私たちはしばしば自分自身の快適さを犠牲にし、私たちの周りの空間が私たちにどのように影響を与えるかについて考えることはめったにありません。あなたには時間がないし、たくさんの職務に悩まされているように思われるならば、問題は何も見つけることが不可能であるテーブルの上の紙の組み立てられていない積み重ねの中にあるということは可能です。私たちは、あなたがより生産的に働くためにあなたがあなたの職場をよりよく組織するのを助けるであろうヒントを共有します。

過剰を取り除く

職場の再編成を始める前に、不要なものをすべて捨てる必要があります。たとえあなたが汚れていないテーブルでもっと生産的に働いても、何の利益ももたらさないものを取り除いても害はありません。これはすべてに当てはまります：ワーキングペーパー、文房具、その他のもの - 必要最小限のものをするようにしてください。冷たい血の中であなたの仕事にあなたを助けないものを捨てなさい：フレームの中の2つの記憶に残るものとお気に入りの写真は干渉しないであろう、しかしそれらがはるかに大きいならば、それらは作業面の重大な部分をとることができる。

数ヶ月ごとに春の大掃除をし、定期的にそれを清潔に保ちます。自分のために最も都合の良いスケジュールを選択し（例えば、各営業日の終わりに15分、金曜日に1時間）それを固執する - それは順序を維持することをより容易にし、そして文書と書類はテーブルに蓄積しないでしょう。そして不要なものを取り除くためにそれはより簡単でした、常にテーブルの隣にゴミ箱を保管してください。また、一日の終わりには、抗菌性のある布でテーブルを拭いてください。

論文や文書を扱う

正直なところ、紙 - デスクトップ上のゴミの主な発生源。そして、私たちは彼らと仕事をすることがますます少なくなっていますが、電子文書管理に完全に移行した企業ほど多くはありません。流れに対処するために、テーブル上にあなたが対処しなければならない文書の数に応じて、2つのトレイまたは2つのフォルダを持つことができました。最初にあなたは新しいものすべてを追加する必要があります：署名、未開封の手紙などのためのアプリケーション。 2番目の記事では、自分が見た論文を送付する必要があり、それについては後で対処する必要があります。

今は扱う必要がないがまだ持ち歩かなければならない書類の場合は、特定のストレージシステムを用意した方が良いでしょう。おなじみのフォルダである必要はありません。テーブルの上にスペースがあまりない場合は、特別なトレイ（たとえば新聞を保管するため）を壁に掛けてみることができます。退屈なコルクボードの代わりに小さなメモ、メモ、メモを特別なグリッドに掛けることができます。特に重要な文書はスキャンしてコンピュータのコピーに保存することができます。

ショートカットやゴミのシステムを考えてみましょう - おそらくあなたが単にフォルダに署名するのに十分だろうか、あるいはあなたが必要なものを素早く見つけるために色でそれらをマークすることは役に立つでしょう。紙を折るときは、本当に必要なのか、将来連絡するかどうかを自問してみてください。 "Other"や "Miscellaneous"フォルダを起動しないようにしてください - たぶん時間が経つにつれてそこにあるものを忘れてしまうでしょう。

原則「ペーパーアクション」を紹介してみてください。書類やメモをただテーブルの上に置いてはいけません。それらを実行する必要がある行動として考えてください。たとえば、電話番号が書かれている名刺は、スマートフォンで新しい連絡先を作るときや、誰かが必要な日記にメモをするときです。電話する

箱や他の収納ツールを使用してください。

書類を取り扱った後は、デスクトップ上の他の項目に注意してください。あなたが文房具を選ぶどんな愛でも、それを常にテーブルの上に置いておくのではなく、必要に応じて手に入れることがより良いです - そう多くのスペースと少ないほこりがあるでしょう。小さいものには、例えばエッグコースターを使うことができます。別の箱や容器には、あまり使用しないものを入れる価値があります。たとえば、ストローク、電卓、粘着テープなどです。

ボックス、フォルダー、収納容器は安価です（同じIKEAにあります）が、オフィスでも自宅でも、ワークスペースをより効率的に使用するのに役立ちます。長期間続く耐久性のあるものを選びましょう - そして紙の場合のようにラベルとゴミのシステムについて考えるのを忘れないでください。

ワイヤーを整頓する

デスクトップをきれいに見せるために、あなたはワイヤーと延長コードを隠さなければなりません：あなたは特別な容器を買うことができるか、またはあなたはそれを自分で作ることを試みることができます - 靴箱から。スペースがあまりなく、ワイヤーを隠す場所がない場合は、それらが邪魔にならず、混乱しないように、少なくとも優しくそれらを結ぶべきです。

コンピューター上のファイルを並べ替える

ワークスペースの編成におけるもう1つの重要な点は、コンピューター上のファイルの並べ替えです。まだ実行していない場合は、新しい方法で文書を整理するために1、2時間を取っておきます。それを実行するのは怖いですが、それからあなた自身に感謝します。普通の論文の場合と同様に、あなたにとって便利な体系化とラベルは非常に役立ちます。同じドキュメントの異なるバージョンを扱う必要がある場合は、そのタスクを担当するすべての従業員にとって理解しやすい命名システムを検討すると便利です。さらに、新しい各バージョンの名前には、日付と、必要に応じて時間を追加することができます。最後の変更がいつ行われたかを理解し、バージョンを比較するのはとても簡単です。

今は必要ではないが将来的には役に立つでしょう、あなたはアーカイブすることができます - ナビゲーションするのがより簡単になるでしょう。念のため、最も価値のある文書のコピーをクラウドサービスに保存する必要があります。

追加の収納スペースを確保します。

このアドバイスは、主に自宅で仕事をする人、そして書類だけでなく、もっとたくさんの資料を扱う場合に必要です。週末に書類をテーブルの上に置いておく場合は、それほど怖くないので、自宅のスペースはできるだけきれいにしたいです。誰もが別々のオフィスや広い作業場所を持っているわけではありませんが、この場合は解決策があります。テーブルの上に吊り棚を追加したり、下に追加の収納場所を配置したりできます。

職場をゾーンに分割する

これは、さまざまなタスクをより効果的に処理するのに役立つ便利なテクニックです。コンピューターで作業する場所と、それなしで解決できるタスクのための別の領域を用意する - 印刷文書や手持ちのノートブックとのブレーンストーミングなど。小さなテーブルがある場合でも、スペースを狭めることができます。たとえば、反対側に移動したり、一般的なソファーに座ったりするだけで十分です。

あなたが自宅で仕事をする場合、仕事用に別のスペースを確保することが非常に重要です（キッチンテーブルや小さな折りたたみテーブルの一部であっても）。これは仕事と私生活を分離するために主に必要です（家から仕事をすることはあるモードから別のモードに切り替えることは難しいかもしれません）が、それはより実用的な観点からは役に立つかもしれません。例えば、子供たちが近づかず、最も不適切な瞬間には壊れない、別の仕事用コンピューターを用意すると便利です。

手元に物を置いておく

私たちはあなたがとにかくこの原則を適用していると思いますが、それをもう一度言うことは有用でしょう。ホームオフィスを立ち上げ、スペースを整理し、それがどこにあるのかを判断するときは、まずワークフローの構造から始めます。最も必要なものは常に手元になければなりません、さもなければあなたが物を使う方法によって導かれるべきです - 例えばあなたが通常文書を扱うか仕事のために必要な本を読む区域の近くに紙をプリンタとステッカーの近くに保ちなさい。

気分が良くなるようなことに気をつけてください。

作業スペースを考えながら、快適さを忘れないでください。背中や首に痛みがないように快適な椅子を選択すること、十分な照明を確保すること（オフィスで暗い場合は電気スタンドを購入する）、およびその他の事務作業を向上させることができるもの - 手首の下の枕など背中や首の負担を軽減するトンネル症候群、またはフットレストの出現を防ぐのに役立ちます。

あなたの机で食べてはいけない

このアドバイスは宇宙の組織化にではなく、作業プロセスの組織化に関係しています、そしてそれは明白であるように思われます、それらはまだしばしば無視されます - しかし無駄です。あなたの机で食べるとき、あなたはもっと知らないうちにもっと食べることができます（私たちが忙しいときは、お腹が空いていなくても、私たちはどれだけ食べるかに注意を払いません。さらに、昼休み（小さいながらも）は、ビジネスから気をそらすために、そして新しい勢力で彼らに戻るのを助けるでしょう。

机でのおやつが避けられない場合は、崩れたり、こぼれたり、汚れたりしない食品を選択してください（キーボードからパン粉を振ったり、作業中のラップトップにスープをこぼしたりするのは悲しい考えです）。同僚に不快になるように、自分自身の後を片付け、夕食後は必ずテーブルを拭いてください。

写真： CB2、ブルードット、イケア、MoMAデザインストア