ラストスパート：業務に迅速に対処する方法

アレクサンダーサヴィナ

週末までに（そして年末までに） 私たちの唯一の願いは、その仕事に素早く対処して、ついに休息し始めることです。時間管理に関する書籍やマニュアルは非常に多様です - あなたにぴったりのものを見つけることは難しくありません。この問題を真剣に掘り下げる準備がまだできていない人のために、作業問題に迅速に対処し、あなたをより生産的にするのに役立ついくつかのヒントと秘訣を集めました。

マルチタスクを求めない

実際には簡単なアドバイスはほとんどありません。タスクにすばやくうまく対処するには、単独でそれを実行し、可能であればすべての注意をそらすことを排除することをお勧めします。誰もが同時にいくつかのことに同じように集中することができるわけではありません。特に、それぞれが没入感と注意深さを必要とする場合 - 特に、仕事の質が低下します。

チャットルーム、インスタントメッセンジャー、Eメールで作業しましょう - これはすべて気を散らすものです。たとえば、新しいメッセージに関する通知が表示されたらすぐに応答しない、後で解決するために作業中に発生したサードパーティのタスクを記録する、または同様のタスクをグループ化して解決するための時間を確保するなどしてください。それら。後者の方が気を散らすことが少なくなります。ある種類のタスクから別の種類のタスクに再構築する必要はありません。この原則に従うためには、しつけと真剣な持久力が要求されるでしょう - しかし、結果は長くはかかりません。

就業日を計画する

やることリストは、作業をはるかに容易にする単純な技法です。実際のタスク量を見積もり、それらを完了するための現実的な期限を設定することができます。どれだけ反対を信じたいと思っても、すべてのタスクの重要度は異なります。したがって、作業を計画するときには優先順位を設定してください。あなたが最も生産的な時間帯を考えて、現時点で最も重要で困難なタスクを解決するようにしてください。たとえば、仕事用のメールをチェックして一日の始まりに慣れている人が多いのですが、これが常に最善の解決策とは限りません。

たとえば、就業日の開始から数時間後に会議が開催されている場合は、少なくとも1つの作業を完了する時間がありません。あなたの時間を計画するとき、あなたは会議の前後またはその間に何かをする時間があるかどうか考えてください - 多分それは朝のために会議を延期する方が簡単ですか？さらに、その作業は予測不可能であり、あなたはいつでも予期しないタスクを抱えているかもしれません。したがって、その日の計画はそれほど緻密ではなく、驚きのための十分な時間があった方が良いでしょう。

締め切りを設定し、締めます

タスクに早く対処できない理由の1つ - 明確な期限がないこと：作業には常に多くの時間がかかります。困難な作業の期限は特に重要です。困難な作業の作業を短縮して作成することは非常に重要です。明確な期限を設定すると、作業がわかりやすくなります。

まず最初に、あなたが通常数時間、30分の時間を費やす仕事の仕事を減らすことを試みなさい - おそらくあなた自身はいつもより速くすべてに対処する方法に気付かないでしょう。現実的な期限を設定し（1日の作業を2時間でやろうとしないでください）、割り当てられた時間内にタスクを管理できなかった場合は自分自身を連れて行ってはいけません。

重要ではない作業に時間をかけないでください。

すべての作業が同じくらい重要であるとは限らないので、同じ時間を費やす価値はありません。ビジネスの指導者であるSimon Reynoldsは、小さなタスクには10分以内に留めることをお勧めします。ほとんどの場合、完璧なパフォーマンスを必要としないため、より重要なタスクを行うために寄付することができます。レイノルズ氏によると、1日90分まで節約できます - 主なことは、1日に数回意図的にタスクの時間を減らすことです。さらに、就業日の初めにリズムを入力するための最良の方法の1つは、小さな演奏をすることです（これは重要です！）そして、最も難しい作業ではありません。これは朝のトレーニングに匹敵します：あなたは気分が良くなり、他のことができるようになります。

もう1つの便利なテクニック - ちょっとした決断に費やすようにしてください。私たちはしばしばそれについて考えるのに多くの時間を費やしますが、なされる決定がより良くなるとは限りません。正しい決断をよく知っているのに時間がかかることに気付いた場合は、60秒の期限を設定してください。

適切な時間管理方法を選択してください。

あなたがより生産的になり、より良いあなたの一日を築くのを助けるための多くのテクニックがあります - 主なものはあなた自身のものを見つけることです。最も一般的なものの1つは「トマト技術」（その作成者はトマトの形のタイマーを使用しました）です。それは単純な論理に基づいています。仕事に関わってそれを効果的に実行するための時間と、休むための時間が必要です。「トマトのテクニック」とは、あなたの作品をブロックに分割することを意味します - 「トマト」。

あなたは25分のタイマーを設定する必要があります（これは1つの「トマト」です）、その間あなたは他の何にも気を取られることなく仕事をするだけです。タイマーが鳴った後、5分の休憩を取ってから、新しいブロックを始めてください。 3分または4分の25分ブロックの後、さらに長い休止を取り、15〜30分休憩します。

あなたは厳密にこれらの数字に固執する必要はありません：時間間隔は任意であることができます、主なものは短すぎません - そうでなければあなたは気を散らさずに一定量の仕事をする時間がありません。このテクニックは非常に効果的です。仕事以外に何もしない時間帯には、もっと多くのことを理解できます。さらに、「トマト」では、特定の作業にどのくらいの時間を費やしたかを測定できます。そして、時間を計画することをお勧めします。

あなたが拒むことができるものについて考える

作業量を適切かつ厳密に評価することが重要です。そうすると、作業量は早くなります。 Mark McCartneyのコーチは、冷たい血の中で不要なものはすべて捨てるように勧めます。あなたのタスクのどれが最も重要かつ重要であり、どれを安全に去ることができるかを判断してください。 McCartneyによると、このタスクが重要である理由とそれが本当に重要であるかどうかを考えずに、マシン上で何かをすることに同意することがよくあります。

重要なアプローチはあなたの人生をより簡単にし、優先順位をつけるのを助けます。実際には、この推奨事項は主にEメールに関するものです。プロセスを最適化する方法（たとえば、慎重な応答を必要としないEメールにテンプレートまたは自動返信を使用する方法）とすべてのメッセージに答える価値があるかどうかを検討します。

休憩を取る

あなたはすでにこれを知っています：疲れた人は単に効果的に働けないのです。多くの場合、より多くのことをするために、私たちはより長く休むことなく仕事をするよう努力しますが、正反対のことをする価値があります。 1日に2、3時間眠る習慣を放棄した人なら誰でも、十分な睡眠をとり、夜間に仕事を休むことができれば、眠りにつくよりもはるかに生産的になり、もっと多くのことができるようになります。また、できるだけ一時停止してください。同時に（そしてあなたもこれを知っていますが）休憩は質の高いものであるべきです：あなたはスマートフォンにこだわるかFacebookをめくって始めるべきではありません - しばらくの間コンピュータから離れて情報の流れから気をそらすのが良いです。

自分に正直になる

おそらく最も重要なアドバイス：あなただけがあなたの生産性を妨げているものを正確に理解することができます。習慣が確立されているために時間が短縮されることがよくあります - そして、ここではそれを変える価値があることを正直に認めなければなりません。あなたが仕事に来るとき、あなたはそのプロセスに関わってもらうのに20分を費やしますか？あなたは昼食後に同僚とコーヒーを飲みたいですか？常にタスクを切り替えて一つのことに集中することはできませんか？メッセンジャーにこだわる？あなたは何をすべきか知っています。